Privacyverklaring
Hier lees je welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen en welke keuzes en rechten je hebt.
De korte versie
AI Voor Docenten is een handelsnaam van AI voor Docenten V.O.F. Deze organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website en onze dienstverlening worden gebruikt.
AI voor Docenten V.O.F.Welke gegevens we ontvangen hangt af van wat je doet. We krijgen ze meestal rechtstreeks van jou. Soms schrijft een werkgever of onderwijsorganisatie deelnemers in.
Je naam, e-mailadres, organisatie, gekozen contactpersoon en de informatie die je zelf in een bericht zet. Het contactformulier verwerkt dit via onze website en Resend tot een e-mail aan de gekozen ontvanger: info@aivoordocenten.nl voor algemene vragen, tom@aivoordocenten.nl voor Tom of marcel@aivoordocenten.nl voor Marcel. We bewaren geen kopie in een website-database; het bericht wordt wel verwerkt door de e-maildienst en bewaard in de mailbox van de ontvanger.
Contact- en organisatiegegevens, je gekozen activiteit, deelnamegegevens en informatie die nodig is voor een offerte, factuur, toegang of certificering.
Je voornaam, e-mailadres, aanmeldstatus en gegevens over aflevering, openen en klikken voor zover de nieuwsbriefdienst die registreert.
Geaggregeerde bezoekgegevens zoals bezochte pagina, verwijzer, land of regio, apparaat en browser. Vercel Web Analytics gebruikt hiervoor geen trackingcookies. Voor bescherming van het contactformulier en onze eigen chatbots gebruikt Vercel BotID technische browser- en verzoekgegevens om geautomatiseerd misbruik te herkennen. Het contactformulier gebruikt een tijdelijke teller met een niet-leesbare afgeleide waarde van het IP-adres. Onze chatbots gebruiken een ondertekende beveiligingscookie met een willekeurige browsercode, zonder gespreksinhoud. Deze cookie verloopt na 24 uur en wordt niet gebruikt voor analytics of het volgen van bezoekers over websites. De chatbot-teller gebruikt uitsluitend een afgeleide waarde die per blok van tien minuten verandert.
Je gebruikt onze eigen chatbots zonder account. Je berichten, antwoorden en toegevoegde documenten blijven in het geheugen van de geopende pagina. Om een antwoord te maken sturen we het gesprek en de uitgelezen documenttekst via onze server naar OpenRouter en de aanbieder van het Claude Haiku-model van Anthropic. Grote invoer wordt zo nodig via dezelfde modelroute in delen samengevat; de oorspronkelijke tekst blijft in de pagina beschikbaar. De oorspronkelijke bestanden worden niet doorgestuurd. We bewaren geen gespreksinhoud, documenttekst of bestandsnamen van bezoekers in onze database. We registreren wel de gebruikte chatbot, het model, tijdstip, status, aantallen tokens en kosten, inclusief aanvragen voor samenvattingen.
Account-, deelname- en voortgangsgegevens die nodig zijn voor toegang tot Huddle, Zoom, webinars, opdrachten en certificering.
E-mails, afspraken, offerte- en factuurgegevens en zakelijke correspondentie die nodig zijn om een vraag of opdracht goed af te handelen.
Deel geen leerlinggegevens via onze chatbots of algemene formulieren
De hoofdwebsite is bedoeld voor volwassen onderwijsprofessionals. Zet geen leerlingdossiers, gezondheidsgegevens, beoordelingen of andere gevoelige informatie in vrije tekstvelden of bijlagen.
We gebruiken persoonsgegevens alleen met een geldige reden. Voor onze website en dienstverlening zijn dit vooral de volgende grondslagen.
We nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen die uitsluitend door een geautomatiseerd systeem worden genomen.
We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienst, onze administratie, beveiliging of een wettelijke verplichting. We verkopen geen persoonsgegevens.
Jotform
inschrijvingen, aanvragen en nieuwsbriefaanmeldingen
Google Workspace en Gmail
e-mail, agenda en samenwerking
Resend
verzending en afleverstatus van berichten uit het contactformulier
Mailchimp
versturen en beheren van het AI-spiekbriefje
Huddle
online leeromgeving en cursusdeelnames
Zoom
online bijeenkomsten en webinars
Mollie
betalingen wanneer die betaalroute wordt gebruikt
Vercel
hosting, technische beveiliging en privacyvriendelijke webstatistieken
Supabase
publieke mediabestanden, chatbotbeheer en versies, technische verbruiksregistratie en misbruikbegrenzing
OpenRouter en modelaanbieders
verwerking van gesprek en documenttekst voor antwoorden van onze eigen chatbots met Claude Haiku van Anthropic
OpenAI en Anthropic
ondersteuning bij intern AI-gebruik via ChatGPT en Claude
Administratie- en CRM-diensten
offertes, facturen, klantcontact en werkprocessen
Sommige leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd of gebruiken daar infrastructuur. In dat geval moeten passende waarborgen voor internationale doorgifte worden gebruikt. Je kunt ons vragen welke waarborg voor een specifieke leverancier geldt.
Links naar losse onderwijsapps en externe websites openen een andere omgeving. Daar kan een aanvullende privacyverklaring gelden. Controleer die voordat je persoonsgegevens of leerlinggegevens invoert.
We gebruiken onder meer ChatGPT en Claude om intern mee te denken, teksten voor te bereiden, informatie te ordenen en werkprocessen te ondersteunen. Een mens blijft verantwoordelijk voor het resultaat en controleert wat wordt gebruikt.
We voeren niet bewust bijzondere persoonsgegevens, vertrouwelijke leerlinggegevens of volledige klantdossiers in een algemeen AI-systeem in. Waar AI nuttig is, beperken of anonimiseren we de informatie zoveel mogelijk.
Het gesprek en tekst uit PDF-, DOCX- en TXT-bestanden worden extern verwerkt om je vraag te beantwoorden. Voeg alleen informatie toe die hiervoor geschikt is, zonder persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie. Controleer AI-antwoorden voordat je ze gebruikt.
Onze API-aanvragen beperken de modelroute tot aanbieders die volgens OpenRouter geen gegevens verzamelen voor training en een Zero Data Retention-beleid hebben. Dit betreft de modelroute; OpenRouter en andere leveranciers hebben daarnaast eigen privacyvoorwaarden voor hun dienstverlening. Bekijk ook de privacyuitleg van OpenRouter.
Alleen beheerders loggen in met Google. We gebruiken hun bevestigde e-mailadres om beheertoegang te controleren; deze login geeft ons geen toegang tot hun Gmail of Drive. Chatbotinstructies en vaste bronnen die een beheerder toevoegt worden wel opgeslagen in Supabase, inclusief versies. Bij omvangrijke vaste bronnen wordt een samenvatting opgeslagen; de beheerder bewaart de originele bestanden zelf.
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze kregen. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze, behalve wanneer een wettelijke plicht langer bewaren vereist.
Sommige webinars worden opgenomen zodat deelnemers ze kunnen terugkijken. Een deelnemer kan hoorbaar zijn wanneer die er zelf voor kiest om mondeling bij te dragen. We maken vooraf duidelijk wanneer een opname loopt.
Opnames met bijdragen van deelnemers worden gebruikt voor de afgesproken leeromgeving en terugkijkperiode, normaal maximaal zes maanden. We gebruiken zulke bijdragen niet voor de website, social media of reclame zonder aparte toestemming.
Bij fysieke bijeenkomsten kan fotografie plaatsvinden. Herkenbaar marketinggebruik gebeurt alleen wanneer daar vooraf duidelijkheid over is en, waar nodig, toestemming voor is gegeven.
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleutelde verbindingen, beperkte toegangsrechten, updates en zorgvuldige keuze van leveranciers. Geen enkel systeem is volledig zonder risico.
De publieke site gebruikt geen Google Analytics en plaatst standaard geen tracking- of analyticscookies. Vercel Web Analytics geeft ons geaggregeerd inzicht in paginabezoek zonder bezoekers over verschillende dagen of websites te volgen. In het afzonderlijke cookiebeleid leggen we dit precies uit.
Je kunt ons vragen welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen. Afhankelijk van de situatie heb je de volgende rechten.
Mail naar info@aivoordocenten.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als we redelijkerwijs moeten controleren dat het verzoek echt van jou komt, vragen we alleen om de aanvullende informatie die daarvoor nodig is.
Verandert onze website, dienstverlening of het gebruik van leveranciers, dan passen we deze verklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Heb je een vraag, mail dan naar info@aivoordocenten.nl.
